Digitale democratie in de raadszaal: geen appeltje eitje, maar wél toegankelijker

De overgang naar digitale woordvoering vanachter de thuiscomputer wegens de Covidmaatregelen was een grote verandering voor het college en de gemeenteraad. We zijn nu een jaar verder. Griffier Gert Logt, was genoopt tot het digitaal inrichten van online vergaderingen. Hij vertelt over de enorme omslag die de griffie moest maken.

Wat was de grootste uitdaging waar u tegen aanliep?
“Wij waren nog niet gewend aan het digitaal streamen van de raadsvergaderingen en aan het gebruik van online vergaderprogramma’s. De grootste uitdaging was het anders organiseren van de raadsvergaderingen. In korte tijd hebben wij ons ontwikkeld en de raadszaal zodanig aangepast dat voortaan, ook in geval van live of hybride raadsvergaderingen, bij raadsvergaderingen online kan worden deelgenomen. Ook voor inwoners is nu de mogelijkheid gekomen om de vergadering altijd online te volgen. Dit heeft in grote mate bijgedragen aan het laagdrempeliger en toegankelijker maken voor de inwoners. Hier zit een heel verhaal achter. Al vrij snel is Microsoft Teams door de griffie ingericht en is er voor gezorgd dat geluid en beeld naar buiten gestreamd kon worden. Dat ging eerst via een laptop in de raadszaal. Later kwam het bedrijf dat de uitzendingen streamt met de oplossing ook via MS Teams in de vergadering te komen. Alle (burger-)raadsleden ook wegwijs maken in MS teams was een volgende uitdaging. Vervolgens ontspon zich een discussie over wet- en regelgeving. De noodwet stelt dat er beeld en geluid moet zijn bij digitale vergaderingen, dat zou niet hoeven in fysieke vergaderingen zonder publiek. Enkele jaren geleden is de raadszaal vernieuwd met ook geluidsapparatuur. Er is in eerste instantie met het bedrijf dat destijds een en ander had geïnstalleerd bezien hoe we over konden gaan naar videostreaming (beeld én geluid dus). Toen dit was opgelost zijn uiteindelijk drie offertes gevraagd. Dit heeft ertoe geleid dat we het huidige systeem hebben aangeschaft en geïnstalleerd met een besparing, liever gezegd, minder uitgaven, van circa € 20.000,00 Dit was dus een zeer terechte actie.”

Welke reacties kreeg u van de raad en het college en het publiek over de nieuwe werkwijze?
“Het was in het begin voor iedereen wennen. Nu we een jaar verder zijn, ervaren we ook de voordelen van digitaal vergaderen. Ik kan mij voorstellen dat wij ook in de toekomst in een hybride vorm (combinatie van deelnemers die fysiek en online de vergadering bijwonen) van de raadsvergaderingen behouden. Zo geef je ook iedereen de gelegenheid om, plaats onafhankelijk, de vergadering live te volgen en zo nodig mee te praten. We merken dat ook de inwoners de voordelen ervaren. De raadsvergaderingen worden nu digitaal door meer inwoners gevolgd dan eerder bij de fysieke vergaderingen in de raadszaal aan de orde was.”

Worden de vergaderingen goed bekeken door de inwoners?
“De raadsvergadering wordt elke keer weer beter bekeken, we hopen dat deze stijgende lijn zich voortzet. Dit geldt niet alleen voor de online livestream van de raadsvergadering, maar ook het later terugluisteren van de vergaderingen. Ook dit is via de website een mogelijkheid. Uiteindelijk doen wij het voor de Ambachters. Als je ziet dat zij ook meer betrokken raken bij de vergaderingen en de onderwerpen die besproken worden dan is dit een heel mooi resultaat.” 

Hoe gaat het nu, een jaar later?
“Het gaat goed. We zijn inmiddels gewend aan de digitale systemen. Wel missen we de onderlinge gesprekken die, buiten de vergadering om, met elkaar werden gevoerd. De hoop en verwachting is dat we elkaar straks, naast online, ook weer vaker in de raadszaal treffen. Wel hebben we als griffie er een taak bij gekregen. Om technisch alles goed te laten werken vervullen we tijdens vergaderingen een regierol met behulp van het videomanagementsysteem. In het begin moeste we met eigen middelen verbindingen realiseren. Nu zijn we professioneler geworden. Dit systeem kunnen we ook voor andere zaken gebruiken. Ook voor participatietrajecten heb je meer mogelijkheden. Mensen kunnen vanuit huis passief danwel actief digitaal meedoen en hun inbreng leveren. Als griffie hebben we al mooie voorbeelden weten te ondersteunen.”

Gaat de gemeente ermee door, ook als de regels weer vervallen?
“Wij bekijken momenteel de mogelijkheden en wensen. Waarschijnlijk gaan we richting een hybride vorm. Dan is het voor de partijen mogelijk om fysiek bij de vergadering aan te sluiten, maar er kan ook gekozen worden voor het digitaal bijwonen. Het is prettig dat deze mogelijkheid er is en dat op basis van wensen en nut een keuze kan worden gemaakt tussen beide vormen. Het ziet er naar uit dat de noodwet straks omgezet gaat worden, wellicht in aangepaste vorm, naar een reguliere aanpassing van de Gemeentewet. Aan het begin van de Coronacrisis was het even zoeken naar een vorm waarin wij de raadsvergaderingen op een goede manier konden organiseren. De versnelling in de ontwikkelingen en de ervaring dat het dus ook anders kan, is heel waardevol. Het gaf ons de mogelijkheid om te innoveren en daarmee de lokale politiek toegankelijker te maken voor de inwoners. Ik hoop dat de kijkersaantallen blijven stijgen en we daarmee bijdragen aan de verbinding tussen inwoners en politiek.”

Tekst: Jacqueline van Dalen
Foto: Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht