Griffie Zwijndrecht heeft er een taak bij

De overgang naar digitale woordvoering vanachter de thuiscomputer wegens de Covidmaatregelen was een grote verandering voor het college en de gemeenteraad. We zijn nu een jaar verder. Griffier Irene Odinot was genoopt tot het digitaal inrichten van online vergaderingen. Zij vertelt over de enorme omslag die de griffie moest maken.

Wat was de grootste uitdaging waar u tegen aanliep?
“Sinds vorig jaar maart zijn de twee grootste uitdagingen het technisch mogelijk maken om digitaal te vergaderen en de rechtsgeldigheid van de besluitvorming. Uiteindelijk is de raad van Zwijndrecht met MS Teams gaan werken voor het digitaal vergaderen. De spoedwet van minister Knops voor digitale besluitvorming voor gemeenteraden en andere decentrale volksvertegenwoordigingen werd in april 2020 van kracht. Ook in Zwijndrecht werden toen vergaderingen digitaal georganiseerd. De vergaderingen werden live uitgezonden voor de inwoners. Deze spoedwet is inmiddels al enkele keren verlengd. Op dit moment tot 1 september a.s.”

Welke acties heeft u moeten nemen?
“Allereerst hebben alle raadsleden een account gekregen voor MS Teams. Daarnaast gaf het digitaal vergaderen nog wel wat uitdagingen. Hoe stel je bijvoorbeeld de aanwezigheid vast? Hoe kunnen de raadsleden stemmen binnen de kaders van de Gemeentewet? Daarnaast hebben we altijd ondersteuning geboden bij technische problemen of vragen bij raadsleden. En we bieden bijvoorbeeld inwoners die inspreken altijd aan om de verbinding even de testen.“

Welke reacties kreeg u van de raad en het college en het publiek over de nieuwe werkwijze?
“De reacties zijn wisselend. In het begin was het vooral wennen voor iedereen. Over het algemeen zijn we tevreden over de snelle omzetting naar het digitaal vergaderen. Er is ook onderzoek gedaan door een commissie naar de werking van de spoedwet voor digitale besluitvorming. Daaruit blijkt dat raadsleden het debat missen, net als het onderlinge contact en de sfeer van de gewone vergaderingen met ruimte voor informeel onderling overleg. Die signalen ontvang ik ook vanuit de gemeenteraad in Zwijndrecht. Vanuit de inwoners krijgen we veel positieve reacties. Het inspreken vanuit huis vinden veel inwoners prettig. Je kan vanuit je eigen huis bijvoorbeeld een inspraakreactie geven in de carrousel of gemeenteraadsvergadering.”

Worden de vergaderingen goed bekeken door de inwoners?
“De kijkcijfers zijn hoog. Sommige onderwerpen worden beter bekeken dan andere. Veel inwoners vinden het prettig om de vergaderingen ook terug te kunnen kijken.”

Hoe gaat het nu, een jaar later?
Het is een bijzonder jaar geweest. Met de versoepelingen in juni 2020 hebben we de Kaderbrief behandeling fysiek laten plaatsvinden. Daarna zijn we gestart met hybride vergaderingen voor de oriëntatie- en carrouselvergaderingen. We zijn gebonden aan de ruimten in het gemeentehuis en hoeveel personen daar op ruime afstand aanwezig kunnen zijn. Bij de hybride vergaderingen was er ruimte voor één aanwezige per fractie. De beeld- en geluidsregistratie van de zaal werd uitgezonden via Teams en aanwezigen via Teams waren zichtbaar en hoorbaar in de zaal. Daardoor waren we met maximaal 12 personen tegelijk aanwezig in de twee grote ruimten in het gemeentehuis. Het hybride vergaderen gaf ook ruimte aan individuele raadsleden om de afweging te maken tussen vergaderen vanuit huis of vanuit het gemeentehuis.

Met de aankondiging van de harde lockdown schakelden we weer over op volledig digitaal vergaderen. Je merkt dat we er nu met elkaar goed in geworden zijn. Als griffie hebben we er wel een taak bijgekregen. We zijn veel meer bezig met de technische kant van vergaderingen. Ook werken we bijna volledig vanuit huis als griffie. Dat gaat heel goed, maar toch mis je het onderlinge contact en de snelheid van afstemming.”

Gaat de gemeente ermee door, ook als de regels weer vervallen?
“De gemeenteraad is altijd een uitzondering geweest ten aanzien van de geldende regels. De officiële commissies en raadsvergaderingen mogen fysiek plaatsvinden. Tegelijkertijd is de ruimte in het gemeentehuis ontoereikend voor vergaderen op 1,5 meter afstand. Daardoor is het elke keer zoeken naar wat voor iedereen een prettige werkwijze is. Recent hebben we alle fractievoorzitters gevraagd hoe zij tegen de verschillende vergadervormen aankijken (fysiek, hybride en digitaal). De burgemeester heeft besloten om na het zomerreces weer fysiek op te starten - mits de omstandigheden dat toelaten.”

Tekst: Jacqueline van Dalen