Wat doet de griffie eigenlijk?

De gemeenteraad wordt bijgestaan door de griffie. Zij ontzorgen en zorgen dat de raad als geheel en als individueel raadslid zich optimaal kan richten op de taak die voor hen ligt. Dat is uiteindelijk het nemen van besluiten die voor de gemeente van belang zijn namens de inwoners van Zwijndrecht. Voor de raad is de griffie onmisbaar. De Zwijndrechtse Hanneke Kooyman werkte ruim 43 jaar bij de gemeente. De helft van de tijd was ze werkzaam bij de griffie, tot ze op 1 februari jongstleden met pensioen ging. Maar wat doet de griffie nou precies?

Sinds het duaal stelsel in 2002 is er een duidelijke scheidslijn tussen de ambtelijke organisatie -de gemeente- en de gemeenteraad. Zodat beleid en uitvoering nu twee aparte en zelfstandige eenheden zijn. Samen moeten ze zorgen voor het welzijn van hun stad of dorp. In navolging op het nieuwe stelsel ontstond de functie van de griffier en de griffie, een verzamelnaam voor alle medewerkers binnen de griffie.

Zo breed mogelijk informeren
“De raad bestaat uit individuen met elk een eigen -politieke- agenda en persoonlijke voorkeur”, zegt Kooyman. De griffie is politiek neutraal en wil recht doen aan elk raadslid. Dat doen we door met aandacht te luisteren naar de verschillende meningen en opvattingen. In samenspraak met de raad organiseren we werkbezoeken, bijeenkomsten met inwoners, maken we de agenda en zorgen dat alle relevante stukken beschikbaar zijn. De problemen zijn complex en soms lastig om goed te doorgronden. Onze belangrijkste taak hierin is er voor te zorgen dat de raad zo breed mogelijk geïnformeerd wordt over alles wat er rondom het onderwerp speelt.”

Faciliteren en Initiatieven 
Hoe actiever de raad, hoe veelomvattender het werk van de griffie. Een goed voorbeeld hiervan is de wens van de raad voor meer inspraak van inwoners bij oriëntatie-avonden. Die verandering zal de griffie faciliteren. Maar ook vanuit de griffie zelf komen initiatieven. “Zo ben ik in het verleden begonnen met de RaadsFlits”, vertelt Kooyman. “In eerste instantie was de digitale nieuwsbrief bedoeld om collega’s op de hoogte te brengen van er wat gebeurt binnen de raad en Zwijndrecht. Nu gaat de nieuwsbrief naar iedereen die daar interesse in heeft. En natuurlijk gebruiken we sociaal media om raad en inwoners in contact met elkaar te brengen, bijvoorbeeld door de rubriek Praat met de Raad.”

De weg naar
“Bewoners raken betrokken bij de raad wanneer er iets gebeurt in hun eigen omgeving. Als er bouwwerkzaamheden zijn, de verkeersituatie verandert of overlast is in de buurt. Dus ook al zijn alle raadsleden niet per se bekend met naam of gezicht bij de inwoners, het is belangrijk te blijven communiceren. Zodat burgers de weg naar de raad weten te vinden wanneer dat nodig is.”

Tekst: Meity Bodenstaff- de Folter
Foto: Mariëtte Meijer